Häufige Fragen rund um das eMS

Wir beantworten für Sie häufig gestellte Fragen rund um die Eingabe, Nutzung und Funktionsweise unseres elektronischen Monitoringsystems.

#1 Beim Einreichen eines Partnerberichts erscheint die Fehlermeldung: „Der Stand der Finanzierung entspricht nicht den erforderlichen Eigenmitteln.“ Was ist zu tun?

Hierfür klicken Sie bitte auf den Reiter "Finanzierung und Vorausschau": Der auf Basis der Ausgaben beruhende Zielwert für die partnerseitige Finanzierung wird automatisch berechnet. Dieser Betrag ist entsprechend der Mittelherkunft den Finanzierungsquellen zuzuordnen und in der Spalte „aktueller Berichtszeitraum“ einzutragen. Der Betrag in dieser Spalte muss in Summe dem automatisch berechneten Zielwert entsprechen, dann erscheint keine Fehlermeldung.

 

#2 Sie haben versehentlich falsche Dokumente in einem Partner- oder Projektbericht hochgeladen.

Sobald Ihre Partner- oder Projektberichte von bei uns im Gemeinsamen Sekretariat eingegangen sind, können hochgeladene Dokumente sowohl im Ausgabennachweis (Partnerberichtsebene) als auch in den Anhängen (Partnerberichts-und Projektberichtsebene) leider nicht mehr gelöscht werden. Dies dient einer vollständigen Dokumentation und lässt sich somit nicht beheben. Bitte überprüfen Sie daher immer Ihre Dokumente nochmals eingehend, bevor Sie diese hochladen.

 

#3 Der Bericht (Partner – oder Projektbericht) wurde bereits erfolgreich beim Gemeinsamen Sekretariat eingereicht, es fehlen jedoch noch Dokumente, die nachträglich hochgeladen werden sollen.

Nach dem Eingang des Berichts beim Gemeinsamen Sekretariat ist das Hochladen von weiteren Dokumenten zunächst nicht möglich. Die Option „Hochladen von Belegen/Anhängen“ muss von der jeweiligen Projektbetreuerin bei der First Level Control (FLC) wieder zugelassen werden. Daher am besten in einer kurzen E-Mail oder persönlich durch einen Telefonanruf bitten, das Hochladen wieder zuzulassen.

 

#4 Fehlendes Einbinden von FLC-Zertifikaten im Projektbericht

Ein besonders wichtiger Schritt beim Erstellen eines Projektberichts, der des Öfteren vergessen wird, ist das Einbinden der FLC Zertifikate. Im Reiter „Projektbericht“ unterhalb des inhaltlichen Berichts/Projektfortschritt erscheinen alle FLC-Prüfergebnisse. Diese müssen einzeln mit einem Haken bestätigt werden, damit Sie in den Projektbericht eingebunden und zur Auszahlung angemeldet werden.

 

#5 Den Projektbericht richtig Unterschreiben

Bei der Erstellung eines Projektberichts wird u.a. auch ein unterschriebenes Exemplar benötigt,in dem die Angaben im Projektbericht, insbesondere die inkludierten Ausgaben vom Leadpartner bestätigt werden. Das zu unterschreibende Formular Projektbericht wird im Projektbericht im eMS über den Button „Projektbericht drucken“ erstellt. Es kommt des Öfteren vor, dass der Bericht unterschieben wird, jedoch zu diesem Zeitpunkt noch keine Ausgaben inkludiert sind. Die Lösung ist, den Button, sobald alle Informationen im Projektbericht vollständig eingegeben sind, direkt nach dem Validieren des Projektberichts, zu betätigen. Das unterschriebene Exemplar bitte unter „Anhänge Leadpartner“ hochladen.

 

Weitere Informationen

Handbücher eMS